Opća pravila privatnosti

U nastavku su objašnjene ključne definicije korištene u ovoj politici privatnosti kako bi korisnici jasno razumjeli vrste podataka i način njihove obrade.

Prikupljamo podatke iz više izvora, kako izravno od korisnika, tako i automatski kroz tehnologije te od ugovorenih partnera. Svaka kategorija podataka koristi se samo za jasno navedene svrhe.

Podaci koje korisnici izravno pružaju potrebni su za obavljanje usluge i komunikaciju. Ti podaci uključuju, ali nisu ograničeni na:

• osobne podatke: ime i prezime, datum rođenja, adresa prebivališta, kontakt telefon i e-mail adresa;
• identifikacijski podaci i brojevi dokumenata potrebni za ovjeru (npr. kopije osobne iskaznice, putovnice ili drugih službenih dokumenata);
• skenirani dokumenti i obrasci koje želite ovjeriti ili certificirati;
• informacije o svrsi ovjere koje su potrebne da bismo pripremili ispravan postupak i uskladili dokumentaciju s propisima;
• podaci o naplati i fakturaciji, uključujući adresu i potreban identifikacijski broj za izdavanje računa;
• komunikacijski zapisi (e-mailovi, poruke i bilješke s korisničke službe) povezani s pružanjem usluge.

Automatski prikupljeni podaci pomažu nam u sigurnosti, optimizaciji usluge i analitici. Ti podaci se obično prikupljaju kada koristite naše web sučelje.

• IP adresa, podaci o uređaju i pregledniku radi osiguranja pristupa i sigurnosti;
• podaci o korištenju web stranice i obrasca za narudžbe za poboljšanje funkcionalnosti;
• informacije prikupljene pomoću kolačića i analitičkih servisa radi razumijevanja ponašanja korisnika;
• podaci o greškama i zapisi poslužitelja potrebni za rješavanje tehničkih problema;
• sigurnosni zapisi i bilješke o pristupu radi sprječavanja neovlaštenog korištenja.
• geolokacijski podaci u ograničenom opsegu kada to izravno zatražite zbog postupka ovjere ili dostave.

Ponekad primamo podatke od trećih strana koje pomažu u izvršenju usluge, uvijek u skladu sa zakonom i ugovornim obvezama o povjerljivosti.

• provajderi platformi za plaćanje koji obrađuju transakcije (ograničeni podaci potrebni za plaćanje);
• vanjski servisi za pohranu i dostavu dokumenata koji pomažu u privremenom arhiviranju i dostavi ovjerenih dokumenata;
• pravne i porezne službe ili javne institucije kada je to potrebno radi zakonske obveze ili provjere autentičnosti dokumenta.

Podatke koristimo isključivo za jasno navedene svrhe koje su potrebne za izvršenje usluge, komunikaciju s korisnikom i ispunjavanje zakonskih obveza.

• izvršenje dogovorene usluge ovjere i certificiranja dokumenata;
• provjera identiteta i autentičnosti predloženih dokumenata radi sprječavanja prijevara;
• komunikacija s korisnikom o statusu narudžbe, troškovima i rokovima;
• naplata usluge i vođenje upravljanje evidencija za računovodstvene potrebe;
• ispunjavanje zakonskih i regulatornih obveza, uključujući zahtjeve javnih tijela;
• poboljšanje usluga i korisničkog iskustva na temelju anonimnih analiza korištenja;
• osiguranje informacijske sigurnosti i sprječavanje neovlaštenog pristupa;
• komunikacije u vezi s korisničkom podrškom i rješavanje prigovora.

Pravni osnov za obradu podataka temelji se na relevantnim zahtjevima i potrebi za obavljanjem ugovora, zakonskim obvezama ili legitimnim interesima.

• obrada nužna za izvršenje ugovora s korisnikom ili mjera prije sklapanja ugovora;
• ispunjavanje zakonskih obveza kojima je podvrgnut pružatelj usluga;
• legitimni interesi SignKhubDocs u sprječavanju prijevara i osiguranju sigurnosti usluge;
• gdpr-ov pristanak kada je traženo za određene marketinške aktivnosti ili upotrebu posebnih kolačića.

Kolačići i slične tehnologije koriste se za poboljšanje funkcionalnosti weba, analitiku posjeta i omogućavanje ključnih koraka narudžbe.

Koristimo sesijske kolačiće za osnovnu funkcionalnost, trajne kolačiće za pohranu preferencija te analitičke kolačiće za razumijevanje korištenja web stranice.

Kategorije uključuju: nužne kolačiće (funkcionalnost i sigurnost), performansne kolačiće (analitika) i preferencijske kolačiće (jezične postavke i prikaz).

Većinu kolačića možete upravljati putem postavki preglednika ili posebnog alata za upravljanje kolačićima na našoj stranici. Onemogućavanje određenih kolačića može ograničiti funkcionalnost usluge.

Detalje o kolačićima i mogućnosti upravljanja potražite u politici kolačića.

Podatke dijelimo samo s partnerima koji su neophodni za izvršenje usluge i pod uvjetom da su uspostavljene odgovarajuće mjere zaštite podataka.

• partneri za plaćanje radi obrade transakcija;
• servisi za dostavu i pohranu dokumenata kojima povjeravamo isključivo nužne informacije za izvršenje dostave;
• javna tijela i regulatorne institucije kada to zahtijevaju zakonske odredbe;
• pravne usluge i računovodstveni partneri za izvršenje profesionalnih obveza;
• vanjski dobavljači IT usluga koji podržavaju rad i sigurnost naše platforme;
• treće strane za analitiku koje obrađuju agregirane i anonimizirane podatke radi poboljšanja usluge.

Povremeno se podaci mogu prenijeti izvan Europskog gospodarskog prostora radi uporabe cloud servisa ili partnera. Prijenosi se provode na temelju sigurnosnih mjera i pravnih mehanizama koji osiguravaju odgovarajuću razinu zaštite.

Zaštitne mjere uključuju primjenu odgovarajućih ugovornih klauzula, provjeru pouzdanosti pružatelja usluga i tehničke mjere poput enkripcije pri prijenosu i pohrani podataka.

Podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarenje svrha zbog kojih su prikupljeni ili kako to zahtijevaju zakonodavni propisi.

Podaci računa i osnovni administrativni podaci obično se čuvaju 7 godina radi računovodstvenih i poreznih obveza, osim ako zakon ne propisuje dulje razdoblje.

Komunikacijski zapisi i e-mailovi povezani s narudžbom čuvaju se u razdoblju potrebno za rješavanje upita i eventualnih potraživanja, najčešće do 3 godine.

Tehnički zapisi i sigurnosni logovi čuvaju se razumno vrijeme radi otkrivanja i prevencije sigurnosnih incidenata, obično do 12 mjeseci, osim ako je potrebno duže za potrebe istrage.

Kada prestane potreba za pohranom podataka i ako ne postoji zakonska obaveza njihova čuvanja, podaci će biti izbrisani ili anonimizirani na siguran način.

SignKhubDocs primjenjuje tehničke i organizacijske mjere kako bi zaštitio osobne podatke od neovlaštenog pristupa, otkrivanja ili zlouporabe. Mjere se redovito pregledavaju i prilagođavaju sukladno tehnološkom napretku i procjeni rizika.

• enkripcija prijenosa podataka (TLS) i enkripcija osjetljivih podataka u mirovanju;
• ograničen pristup podacima prema principu najmanjih privilegija i redoviti pregledi pristupa;
• procesi za reagiranje na sigurnosne incidente, redoviti backup i provjere usklađenosti.

U SignKhubDocs štitimo vaša prava na privatnost i jasno objašnjavamo koje su mogućnosti dostupne korisnicima u vezi pristupa, ispravka i brisanja osobnih podataka. Ovaj dio objašnjava kako možete ostvariti svoja prava i što očekivati tijekom postupka.

• Pravo pristupa: imate pravo zatražiti potvrdu koje osobne podatke obrađujemo i kopiju tih podataka za vlastitu evidenciju.
• Pravo ispravka: ako su podaci netočni ili nepotpuni, možete zatražiti njihovo ispravljanje ili dopunu.
• Pravo brisanja: u određenim okolnostima možete zahtijevati brisanje osobnih podataka kada više nisu potrebni za svrhe obrade.
• Pravo ograničenja obrade: možete zatražiti ograničenje obrade dok se ne riješe upiti u vezi točnosti podataka ili zakonitosti obrade.
• Pravo prigovora: ako se vaši podaci obrađuju za izravni marketing ili na temelju legitimnog interesa, možete uložiti prigovor.
• Pravo na prenosivost podataka: u mjeri kada je primjenjivo, možete zatražiti da vam pošaljemo strukturirane, uobičajeno korištene i čitljive podatke ili da ih prenesemo drugom voditelju obrade.
• Pravo opoziva privole: ako se obrada temelji na privoli, imate pravo povući privolu u bilo kojem trenutku bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
• Pravo na podnošenje pritužbe: imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu ako smatrate da je obrada vaših podataka suprotna zakonima o zaštiti podataka.

SignKhubDocs poštuje Opću uredbu o zaštiti podataka (GDPR) i primjenjuje načela zakonitosti, poštenja i transparentnosti. U ovom poglavlju objašnjavamo kada i kako GDPR primjenjuje na naše usluge dokumentacije i potvrđivanja.

GDPR se primjenjuje kada obrađujemo osobne podatke pojedinaca koji se nalaze u Europskoj uniji ili Europskom gospodarskom prostoru. Kao pružatelj notarskih i certificirajućih usluga u Hrvatskoj, postupamo u skladu s relevantnim odredbama za obradu osobnih podataka klijenata.

• Pravni temelji obrade: obrada se provodi na osnovi ispunjenja ugovora, zakonskih obveza, legitimnih interesa ili privole kada je to primjenjivo.
• Minimalizacija podataka: prikupljamo samo podatke potrebne za izvršenje usluge, kao što su identifikacijski podaci i podaci vezani uz dokumente koje ovjeravamo.
• Sigurnosne mjere: koristimo tehničke i organizacijske mjere za zaštitu podataka od neovlaštenog pristupa, gubitka ili zlouporabe.
• Čuvanje podataka: osobne podatke čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhe obrade, uz poštivanje zakonskih rokova za arhiviranje dokumenata.

Ako smatrate da vaše pravo nije poštovano, možete podnijeti pritužbu nadzornom tijelu za zaštitu podataka u Hrvatskoj ili nas kontaktirati za dodatna pojašnjenja. Pružamo jasne upute i surađujemo tijekom istrage kako bismo riješili vaš zahtjev.

Za podnošenje zahtjeva vezanog uz vaša prava pošaljite nam pismeni zahtjev s jasnim opisom tražene radnje. Potrebno je navesti identifikacijske podatke kako bismo mogli provjeriti vaš identitet prije izvršenja zahtjeva.

[email protected]

Na vaše zahtjeve obično odgovaramo u roku od 30 dana od primitka potrebnih informacija. Ako je zahtjev složen ili je potrebno dodatno vrijeme, obavijestit ćemo vas s obrazloženjem i predviđenim rokom.

Koristimo kontaktne podatke kako bismo povremeno poslali informacije o novim uslugama, promocijama i promjenama u poslovanju, ali to činimo samo s vašim pristankom ili u skladu sa zakonitim interesima. Svaka poruka sadrži jednostavan način za odjavu.

Ako ne želite primati promotivne poruke, možete se odjaviti klikom na poveznicu za odjavu u svakoj poruci ili nas kontaktirati direktno kako bismo uklonili vaš kontakt iz marketinških lista.

Naše usluge su namijenjene punoljetnim korisnicima. Ne prikupljamo svjesno osobne podatke djece mlađe od 18 godina u okviru usluga ovjere i notarskih postupaka bez odgovarajuće suglasnosti roditelja ili skrbnika.

Na web stranici SignKhubDocs mogu se pojaviti poveznice na web stranice trećih strana. Ne odgovaramo za prakse privatnosti tih stranica i savjetujemo da pročitate njihove politike privatnosti prije dijeljenja osobnih podataka.

Povremeno možemo ažurirati ovu politiku privatnosti. Ako dođe do značajnijih promjena, obavijestit ćemo korisnike putem web stranice ili izravnom komunikacijom. Preporučujemo povremeno provjeravanje aktualne verzije.